『会議時間を大幅に短縮し、業務の効率化と、労務費の削減に貢献した』
これ、職務履歴書の実績欄に書けないかなぁ。
世界有数の経済大国の産業を支える皆さんの会社では、こんなことはないはずですが…
前の会社の会議がクソだったのです。
『効率化』『生産性』…そんな風潮から逆行していた会議のお話です。
皆さんの会社ではそんなことないと思いますが、こんな会社もあるんだ…と思ってご覧になって頂けますと幸いです！
会議とは？〜僕に会議時短の依頼がきた〜
会議でやることって、
- 業務報告
- 情報共有
- ディスカッション
- 意思決定
とかだと思うんですよ。
僕の部署も、月１でグループの仕事の進み具合、課題、プロジェクトの方向性等の打ち合わせがありました。
会議時間は、平均４時間くらい。
不 毛
もちろん、上層部の意思決定とか、メンバー全員のスタンスとかを確認する必要はあるんだけど、明らかに無意味な時間が多いんですよ。
とにかく、中間管理職層のワチャワチャが多くて。
ただ、部署のトップはちゃんと問題視してたんです。
『みるおかくん、次から議事録と司会任せていい？』
『あ、はぁーい！（まぁ会議メンバーで一番下だしな…）』
『結構、会議が冗長になっちゃってるから、上手くコントロールしてね。』
YOUの仕事だよね？
というわけで、今回の記事では、会議の効率化を承ってしまった僕が経験した無駄な会議例と、実践した改善例を紹介します。
会議の無駄１：議題がズレる
この魔物は高頻度で出現します。
１番道路のコラッタとほぼ同じ頻度で出現します。
新商品の販売戦略を話していたはずなのに、いつのまにか、全く関係ない既存商品の原料が話題になっていたりします。
この現象は、管理職、役員といった、上級職による、
『そういえば』
が原因であることが多いんですよ。
基本的に、上級管理職が会議で話す内容の９０％は、
『ちょっと黙ってて』
で一蹴しても、企業活動に何の影響もありません。
提案が通る通らないは別の話で…
お偉いさんには意思決定だけお願いしたいところです。
でも、
『ちょっと黙ってて』
と言うのはカドが立ちますね。
自己都合退職へのカウントダウンが始まりますね。
僕はこういうとき、
『なるほど…あれ…今の議題なんでしたっけぇ？（ﾃﾍﾍﾟﾛ』
と、おバカちゃんを装ってみたりします。
うまくいくと、
『おいおいwwwえっと…そうだ、販売戦略だけどなぁ…』
と戻ってきてくれます。
議題から議決までは一直線にイキたいところ。
ここでは、５〜３０分程度の時短となりました。
会議の無駄２：一部の人間で盛り上がる
『（…？）』
『（……？？？）』
『（この会議、俺らいらなくね？）』
ってこと、ないですか？
議事録係の下っ端や新人が、一時仲間外れになってるだけならOKだと思います。
ですが、１０人以上も会議に参加してるのに、なぜか１ on １のトークで時間を消耗する事案が発生することがあります。
当事者間でディスカッションが広がるのは問題ありません。
ただ、一部の社員間で会話が続いている場合、
- 全員に広げるか
- 他の場所でやるか
どちらかに持っていきたいですね。
ここに関して、僕は当時の部長と組んでいました。
ある程度のタイミングで、
『それは後で話して』砲
を発射してもらうのです。
ブレインストーミングは、全員の脳みそを使うのが理想ですね。
会議の無駄３：時間を守らない
会議が佳境に入ってきたぞ！
ディスカッションも活発になってきた！！
課題解決も見えてきた！！！
でも、会議１５：００までって決まってたじゃん？
なぜ、今１６：３０なのかな？
『午後いっぱい会議室とってるから大丈夫だよ』
らしいです。
『大丈夫だよ』らしいんです。
時間を過ぎて話す内容が、コスト削減について？
大喜利かな？
僕もボケないといけないのかな？
なんとなく何時までに終わらそう、ではなく…
会議のセクションごとで時間制限を設けると、人は無駄を省けるものです。
『そろそろ時間ですので、結論を出したいのですが…』
うまくいくと３０〜１時間以上の時短が期待できます。
間接的には、時給換算で５０００円を超える管理職、役員の労務費カットにもつながりますね。
会議の無駄４：無理やり議題を作る
”月１回会議をすることになっている”
この強迫観念がすっごい毒。
『今月、会議いらなくね？』
ってこともあります。
閑散期だったり、業務のキリが悪い期間など…
『今月の議題、僕入ってますか？』
（訳：行かなくていーい？）
『全員プロジェクトが途中なので、簡単なミーティングに変更しても宜しいですか？』
（訳：もう会議やめよ(はぁと)）
もしかしたら、会議丸ごと削減可能かもしれません。
全員で集まる必要が無いことを、打ち合わせる必要もありません。
その業務報告や情報共有は、 資料を全員にメールするだけでは不十分ですか？
会議の無駄５：結論が出ない
問題です。
新卒採用にはあるのに、昇級・昇格試験には無いもの、なーんだ？
正解は、『グループディスカッション』ですね。
会社によってはあるのかな？知りたい。
新卒の皆さん。
ゆとり世代、さとり世代、なんとか世代…色々名付けられた青年たち。
安心してください。
就活を乗り越えた時点で、打ち合わせ能力に関しては、あなた達の方が優れているかもしれません。
なぜ皆、GDを乗り越えたのに、社会人になるとダメになっちゃうのか…。
何を議決する会議かは、最初に明確にしておくべきです。
会議とは『議決』だと思っています。
時短の前に、その会議の意味に直結する点なので、MIPです。
モゥスト！インポータント！ポイント！です。
個人的には、昇格試験にもGD導入を希望したい。
あ、審査できる人間がいねーか。
会議の無駄６：前の議決内容が無かったことになる
人は、年齢を重ねると記憶力が衰えるものです。
念のため、関係ある議事録を、事前に用意しておくといいかもしれません。
『そうだったっけ？』
５０代、６０代の管理職、役員は、１ヶ月前の内容をなかなか覚えておくことができません。
【例１】
『これは、賛成じゃなかったんだけどなぁ』
⇒『先月の会議で決定いたしましたので…』
（訳：うるせぇ）
【例２】
『先月の会議、私は納得していないから』
⇒『議決事項として通ってしまいましたので…』
（訳：うるせぇ）
【例３】
『そんなこと言ってたっけなぁ』
⇒『議事録にはそう記録してありますが…』
（訳：うるせぇ）
議事録を残し、ハンコをもらうまでが会議です。
決まったものを変えるな、というのも柔軟じゃないかもしれません。
ただ、全員が 時給何千円×α の価値を払って決めた会議の議決事項は、ものすごく重いモノですよね。
議決事項の変更には、それなりの論理と、筋を通すべきです。
まとめ
前の会社のエピソードを例にお話ししました。
これで４時間超の会議を、１時間程度に削減できました
つまり、８０％近くは不要な時間だったと…。
数社の経験しかないですが、少なからず『日系企業の会議』って、なんか特殊だなぁ…と思うんです。
ちなみに、前社は売上数千億の歴史ある日系メーカーです…。
利益体質もソコソコだったんですが、なぜこういう部分に目が行かないのか。
まぁ、転職してしまったので、現状は知らないんですけどね。
今の会社？
会議なっげぇわ
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みるおか
コメント
励みになります！一人じゃないんだなって。言葉を尽くして、きちんと機能できる施設づくり、頑張ります。平社員だけど…