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会議の80%は無駄!僕が実践したクソ会議の時短術6選!

コラム
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『会議時間を大幅に短縮し、業務の効率化と、労務費の削減に貢献した』

 

これ、職務履歴書の実績欄に書けないかなぁ。

 

 

世界有数の経済大国の産業を支える皆さんの会社では、こんなことはないはずですが…

 

前の会社の会議がクソだったのです。

 

 

『効率化』『生産性』…そんな風潮から逆行していた会議のお話です。

 

皆さんの会社ではそんなことないと思いますが、こんな会社もあるんだ…と思ってご覧になって頂けますと幸いです!

 

【目次】

会議とは?〜僕に会議時短の依頼がきた〜

会議でやることって、

 

  1. 業務報告
  2. 情報共有
  3. ディスカッション
  4. 意思決定

 

とかだと思うんですよ。

 

僕の部署も、月1でグループの仕事の進み具合、課題、プロジェクトの方向性等の打ち合わせがありました。

 

会議時間は、平均4時間くらい。

  

 

不 毛

 

 

もちろん、上層部の意思決定とか、メンバー全員のスタンスとかを確認する必要はあるんだけど、明らかに無意味な時間が多いんですよ。

とにかく、中間管理職層のワチャワチャが多くて。

 

ただ、部署のトップはちゃんと問題視してたんです。

 

 

『みるおかくん、次から議事録と司会任せていい?』

 

『あ、はぁーい!(まぁ会議メンバーで一番下だしな…)』

 

『結構、会議が冗長になっちゃってるから、上手くコントロールしてね。』

 

 

YOUの仕事だよね?

 

というわけで、今回の記事では、会議の効率化を承ってしまった僕が経験した無駄な会議例と、実践した改善例を紹介します。

 

 

会議の無駄1:議題がズレる

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この魔物は高頻度で出現します。

 

1番道路のコラッタとほぼ同じ頻度で出現します。

 

新商品の販売戦略を話していたはずなのに、いつのまにか、全く関係ない既存商品の原料が話題になっていたりします。

 

この現象は、管理職、役員といった、上級職による、

 

『そういえば』

 

が原因であることが多いんですよ。

 

基本的に、上級管理職が会議で話す内容の90%は、

『ちょっと黙ってて』

で一蹴しても、企業活動に何の影響もありません。

 

提案が通る通らないは別の話で… 

お偉いさんには意思決定だけお願いしたいところです。

 

でも、

 

『ちょっと黙ってて』

 

と言うのはカドが立ちますね。

 

自己都合退職へのカウントダウンが始まりますね。

 

僕はこういうとき、

 

『なるほど…あれ…今の議題なんでしたっけぇ?(テヘペロ』

 

と、おバカちゃんを装ってみたりします。

 

うまくいくと、

 

『おいおいwwwえっと…そうだ、販売戦略だけどなぁ…』 

 

と戻ってきてくれます。

  

議題から議決までは一直線にイキたいところ。

 

ここでは、5〜30分程度の時短となりました。

 

 

会議の無駄2:一部の人間で盛り上がる

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『(…?)』

 

『(……???)』

 

『(この会議、俺らいらなくね?)』

 

ってこと、ないですか?

 

議事録係の下っ端や新人が、一時仲間外れになってるだけならOKだと思います。 

 

ですが、10人以上も会議に参加してるのに、なぜか1 on 1のトークで時間を消耗する事案が発生することがあります。

当事者間でディスカッションが広がるのは問題ありません。

 

ただ、一部の社員間で会話が続いている場合、

  • 全員に広げるか
  • 他の場所でやるか

どちらかに持っていきたいですね。

 

ここに関して、僕は当時の部長と組んでいました。

 

ある程度のタイミングで、

 

『それは後で話して』砲

 

を発射してもらうのです。

 

ブレインストーミングは、全員の脳みそを使うのが理想ですね。

 

 

会議の無駄3:時間を守らない

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会議が佳境に入ってきたぞ!

ディスカッションも活発になってきた!!

課題解決も見えてきた!!!

 

 

でも、会議15:00までって決まってたじゃん?

 

なぜ、今16:30なのかな?

 

『午後いっぱい会議室とってるから大丈夫だよ』

 

らしいです。

 

『大丈夫だよ』らしいんです。

 

時間を過ぎて話す内容が、コスト削減について?

 

大喜利かな?

 

僕もボケないといけないのかな?

 

なんとなく何時までに終わらそう、ではなく…

会議のセクションごとで時間制限を設けると、人は無駄を省けるものです。

 

『そろそろ時間ですので、結論を出したいのですが…』

 

うまくいくと30〜1時間以上の時短が期待できます。

 

間接的には、時給換算で5000円を超える管理職、役員の労務費カットにもつながりますね。 

 

 

会議の無駄4:無理やり議題を作る

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”月1回会議をすることになっている”

 

この強迫観念がすっごい毒。 

 

『今月、会議いらなくね?』

ってこともあります。

 

閑散期だったり、業務のキリが悪い期間など…

 

『今月の議題、僕入ってますか?』

(訳:行かなくていーい?)

 

『全員プロジェクトが途中なので、簡単なミーティングに変更しても宜しいですか?』

(訳:もう会議やめよ(はぁと))

 

 

もしかしたら、会議丸ごと削減可能かもしれません。

 

全員で集まる必要が無いことを、打ち合わせる必要もありません。 

 

その業務報告や情報共有は、 資料を全員にメールするだけでは不十分ですか?

 

 

会議の無駄5:結論が出ない

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問題です。

 

新卒採用にはあるのに、昇級・昇格試験には無いもの、なーんだ?

 

 

正解は、『グループディスカッション』ですね。

会社によってはあるのかな?知りたい。

 

新卒の皆さん。

 

ゆとり世代、さとり世代、なんとか世代…色々名付けられた青年たち。

 

安心してください。

 

就活を乗り越えた時点で、打ち合わせ能力に関しては、あなた達の方が優れているかもしれません。

 

なぜ皆、GDを乗り越えたのに、社会人になるとダメになっちゃうのか…。

 

何を議決する会議かは、最初に明確にしておくべきです。

 

 

会議とは『議決』だと思っています。

 

時短の前に、その会議の意味に直結する点なので、MIPです。

 

モゥスト!インポータント!ポイント!です。

 

個人的には、昇格試験にもGD導入を希望したい。

 

あ、審査できる人間がいねーか。

 

 

会議の無駄6:前の議決内容が無かったことになる

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人は、年齢を重ねると記憶力が衰えるものです。

念のため、関係ある議事録を、事前に用意しておくといいかもしれません。

 

 

『そうだったっけ?』 

 

50代、60代の管理職、役員は、1ヶ月前の内容をなかなか覚えておくことができません。

 

【例1】

『これは、賛成じゃなかったんだけどなぁ』

 

⇒『先月の会議で決定いたしましたので…』

(訳:うるせぇ)

 

 

【例2】

『先月の会議、私は納得していないから』

 

⇒『議決事項として通ってしまいましたので…』

(訳:うるせぇ)

 

 

【例3】

『そんなこと言ってたっけなぁ』

 

⇒『議事録にはそう記録してありますが…』

(訳:うるせぇ)

 

 

議事録を残し、ハンコをもらうまでが会議です。

 

決まったものを変えるな、というのも柔軟じゃないかもしれません。

ただ、全員が 時給何千円×α の価値を払って決めた会議の議決事項は、ものすごく重いモノですよね。

議決事項の変更には、それなりの論理と、筋を通すべきです。

 

 

まとめ

前の会社のエピソードを例にお話ししました。

 

これで4時間超の会議を、1時間程度に削減できました

つまり、80%近くは不要な時間だったと…。

 

数社の経験しかないですが、少なからず『日系企業の会議』って、なんか特殊だなぁ…と思うんです。

 

ちなみに、前社は売上数千億の歴史ある日系メーカーです…。

利益体質もソコソコだったんですが、なぜこういう部分に目が行かないのか。

 

まぁ、転職してしまったので、現状は知らないんですけどね。

 

今の会社?

 

 

会議なっげぇわ

 

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みるおか

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